Уся інформація, необхідна для заповнення декларації вноситься відповідальною особою медичного закладу та зберігається в електронній системі охони здоров'я України ДП "Електронне здоров'я" ЕСОЗ.
Після чого роздруковується два примірники, які підписуються пацієнтом. Один примірник він забирає з собою, інший - залишається в медзакладі.
Згідно статті 7 закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
1) Як укласти декларацію :
- обрати заклад чи лікаря для обслуговування;
- перевірити, чи можна в обраному медичному закладі підписати декларацію – заклади, які вже можуть підписувати декларації з пацієнтами, можна буде впізнати за спеціальною наліпкою «Тут можна обрати свого лікаря»;
- взяти з собою всі необхідні документи для підписання декларації: паспорт, ІНН/РНОКПП (вийняток - якщо в паспорті відмітка про відмову з релігійних обгрунтувань), мобільний телефон (якщо є в користуванні - один із методів верифікації пацієнта через СМС-повідомлення, яке надійде на телефон пацієнта під час укладення декларації). Якщо потрібно підписати декларацію для дитини до 14 років – необхідно також свідоцтво про народження дитини; документи про опікунство (за необхідностю).
- звернутись у реєстратуру медзакладу та повідомити про бажання підписати декларацію;
- уповноважений працівник медзакладу (працівник реєстратури, медсестра або лікар) введе дані пацієнтів в електронну систему, після чого на мобільний телефон надійде СМС з кодом, який потрібно повідомити працівнику закладу;
- уповноважений працівник роздрукує з електронної системи дві копії декларації з даними, які необхідно підписати після перевірки на правильність записаних даних – одну з копій пацієнт забирає з собою, інша лишається у закладі.
2) Декларація укладається у паперовому чи електронному вигляді?
Пацієнт має право подавати декларацію двома шляхами:
1) самостійно через Електронну систему охорони здоров'я з накладанням особистого електронного цифрового підпису;
2) через заклад охорони здоров'я.
Якщо пацієнт подає декларацію через заклад охорони здоров'я, то працівник такого закладу зобов'язаний роздрукувати пацієнту паперовий примірник декларації - щоб пацієнт підтвердив, що його дані правильно внесені в систему.
Якщо пацієнт подав декларацію самостійно через електронну систему охорони здоров'я, то заклад не має права вимагати у нього подавати декларацію в паперовій формі. З того моменту, як пацієнт подав декларацію в заклад охорони здоров'я, він має право отримувати первинну медичну допомогу.
Електронний документ, в якому є всі обов'язкові реквізити, в тому числі електронний підпис, не може вважатися юридично невірним тільки через те, що він електронний (тобто декларація в електронному вигляді прирівнюється до паперової).
ВАЖЛИВО: можливість подання декларації пацієнтом самостійно ще не розроблена зі сторони Центральної бази даних Електронної системи охорони здоров'я.
3) Який термін дії укладеної декларації:
Декларація, яка підписується зі своїм сімейним лікарем або терапевтом - безстрокова. Вона діє доти, доки пацієнт не вирішить укласти декларацію з іншим лікарем. Для дитини декларація з педіатром діє до 18 років. Потім потрібно обрати сімейного лікаря або терапевта.
4) Під час підписання декларації пацієнт надає згоду про обробку персональних даних, згода є обов’язковою частиною декларації. Надання згоди на обробку персональних даних пацієнта є необхідним атрибутом для того, щоб підтвердити готовність пацієнта та ідентифікувати, що пацієнт є саме тим, за кого себе видає.